CONCRETE VERPLICHTINGEN TE REALISEREN DOOR DE SYNDICUS

DEEL I - ADMINISTRATIEF BEHEER

 

 

1. Elke syndicus zal zijn mandaat vervullen conform een geschreven, door beide partijen goedgekeurde en ondertekende overeenkomst, bevattende een gedetailleerd lastenboek. Het opnemen van zijn aanstelling in de notulen van de algemene vergadering kan hier niet gelden als geschreven overeenkomst.

2. Hoger genoemd lastenboek zal ondermeer in detail de werkmethode omschrijven die door betreffende syndicus, of door zijn kantoor, wordt gehanteerd.
Dit lastenboek zal bovendien onderscheid moeten maken tussen zijn gewone opdrachten (begrepen in het gangbare ereloon) en de bijzondere opdrachten (die het voorwerp zullen uitmaken van een afzonderlijke honorering). Deze elementen zijn noodzakelijk en onmisbaar voor het vergelijken van verschillende prijsoffertes ingediend door verschillende syndici.

3. De syndicus zal voor elk gebouw dat hij beheert een document ontwikkelen dat uit twee delen bestaat:

a) algemene inlichtingen ten behoeve van de mede-eigenaars & -bewoners, zoals daar zijn: de samenstelling van de raad van mede-eigendom, het rekeningnummer van de gemeenschap, alle contractuele verbintenissen met derden (verzekeringsmakelaar, telefoonnummers van de firma’s die het onderhoud van de liften, de verwarming doen, enz...).
b) Het reglement van inwendige orde en de gemaakte afspraken om het leven in mede-eigendom gemakkelijker te laten verlopen, zoals daar zijn: maatregelen tegen lawaaihinder, veiligheidsvoorschriften, afspraken inzake stookseizoen, dienst huisvuil, enz.

Dit document zal gedeponeerd worden op de maatschappelijke zetel van de vereniging van mede-eigenaars en is raadpleegbaar zonder kosten door alle mede-eigenaars en belanghebbenden.
Eventuele amendementen op dit document zullen het voorwerp uitmaken van een beraadslaging ter gelegenheid van de eerstvolgende algemene vergadering.

4. De syndicus zal instaan voor het samenstellen van het in de deontologie voorziene basisdossier. Wanneer het een nieuwbouw betreft, is het samenstellen ervan begrepen in zijn ereloon. Betreft het evenwel een opvolging waarbij geen basisdossier werd overgedragen, dan zal de syndicus naar best vermogen dit dossier alsnog samenstellen maar dan ten laste van de vereniging.

5. De wetgever voorziet dat de syndicus moet instaan voor de opmaak van de notulen van de beslissingen van de algemene vergadering. De syndicus verbindt er zich toe deze steeds binnen de 15 werkdagen na datum van de betreffende algemene vergadering te versturen.

6. De syndicus verbindt er zich toe, zonder uitzondering, steeds beschikbaar te zijn binnen de normale kantooruren (7 uur 30’ per dag), zoals aangeduid op het paneel dat uithangt aan het gebouw.

7. De syndicus verbindt er zich toe om steeds en binnen de 14 dagen te antwoorden op om het even welke brief, bericht of nota die hem bereikt.

8. Het kwaliteitscertificaat veronderstelt een onafhankelijke uitoefening van het ambt van syndicus, en dus een ereloon dat de rentabiliteit en de waardigheid van het syndickantoor verzekert. Elke andere verloning, uitbetaalde commissie e.d., zonder medeweten van de mede-eigenaars, en niet opgenomen in de schriftelijke overeenkomst die ten grondslag ligt aan zijn mandaat, is strikt verboden en houdt de onmiddellijke verbreking ervan in.

9. De syndicus zal een specifiek punt ‘beheersopties’ plaatsen op de dagorde van de algemene vergadering. Zo kan bij wijze van ‘enquête’ nagegaan worden of een voldoende meerderheid zou kunnen gevonden worden (op basis van een ruwe kostenraming) voor het uitvoeren van niet noodzakelijke, noch dringende werken. Zo kan vermeden worden nutteloze prijsoffertes op te vragen.
De formele stemming daarover zal uiteraard nadien moeten geagendeerd worden op een volgende algemene vergadering, waarbij steeds minimum 3 offertes moeten worden gevraagd en minstens 2 worden voorgelegd.

10. Het adressenbestand van de Vereniging van mede-eigenaars & -bewoners behoort tot de discretieplicht van de syndicus en kan onder geen enkel beding worden overgemaakt aan derden, andere dan de mede-eigenaars en notarissen. Deze adressen mogen immers enkel worden gebruikt tot verwezenlijking van het maatschappelijk doel, zijnde “het behoud en beheer van het gebouw” en moet voor het overige worden beschouwd als behorend tot de privacy van de mede-eigenaars & -bewoners.

11. Vooraleer leveringen en/of werken te bestellen ten gevolge van onvoorziene omstandigheden die niet opgenomen zijn in het gewone budget of ten gevolge van beslissingen van de algemene vergadering, zal de syndicus, de nodige fondsen opvragen.
De syndicus, zal enkel werken toekennen of levering van diensten vragen aan geregistreerde bedrijven of aan personen die aan de wettelijke normen voldoen.
Wanneer de syndicus vaststelt dat de risico’s niet of ontoereikend verzekerd zijn, is hij gemachtigd de verzekeringspolissen ten voorlopige titel te doen aanpassen. Hij zal dit punt op de agenda van de volgende algemene vergadering plaatsen, zoals voorzien in art. 12.

12. Bij aanstelling van de syndicus, zal een algemene vergadering worden bijeen geroepen binnen een termijn van 2 maanden. Deze algemene vergadering zal ondermeer volgende punten op de dagorde vermelden : aanpassing verzekeringspolissen, opstellen begroting, bepaling van de verdeelsleutels voor de lasten, de wijze van afrekeningen, de wijze van opvraging van provisies.

DEEL II - FINANCIEEL BEHEER

1. De syndicus zal zijn diensten dermate organiseren en geschikt personeel aanwerven opdat de kwartaal-, semester- of jaarafrekeningen van de gemeenschappelijke uitbatings-, verbruiks- & investeringskosten van de door hem/haar beheerde gebouwen, aan de mede-eigenaars worden verstuurd binnen de dertig kalenderdagen voor een trimestriële of semestriële afrekening en zestig kalenderdagen voor een jaarafrekening, na de vervaldag van de bedoelde afrekening. Bij iedere afrekening wordt een vermogenstaat van de vereniging van mede-eigenaars gevoegd.

2. Hoger bedoelde afrekeningen zullen minstens 1 maal per jaar, en dit voorafgaand aan de jaarlijkse statutaire algemene vergadering van de mede-eigenaars, worden nagekeken door de daartoe aangewezen rekencommissaris(sen).
De syndicus zal hen alle mogelijke bewijskrachtige stukken die het moeten mogelijk maken hun controleopdracht te vervullen ter beschikking stellen, en dit op eerste verzoek en daarenboven één keer per jaar binnen de twee maanden die volgen op het afsluiten van de jaarrekeningen. De afrekeningen dienen uiterlijk samen met de uitnodiging voor de algemene vergadering verstuurd te worden.
De jaarlijkse algemene statutaire vergadering zal als verplichte agendapunten hebben:
- analyse van de kostenafrekeningen van het voorbije boekjaar
- verslag vanwege de raad van mede-eigendom aangaande de taak van de rekencommissaris(sen) betreffende het nazicht van de rekeningen
- goedkeuring van de rekeningen.
- décharge aan syndicus, raad van mede-eigendom en rekencommissaris.

3. Alle eventuele op- of aanmerkingen over de rekeningen zullen in de notulen van de vergadering genoteerd worden, teneinde eventuele verbeteringen toe te laten en opdat décharge, onder opschortende voorwaarde van de correcties ingevolge de opmerkingen, zou kunnen gegeven worden aan de syndicus.
De betrokken kostenafrekeningen moeten niet noodzakelijk worden hermaakt en verzonden, (hetgeen alleen maar de boekhoudkundige verrichtingen zou kunnen vertroebelen), maar de gemaakte opmerkingen zullen in de eerstvolgende afrekening, met verwijzing naar de notulen, worden verwerkt.

4. Aangezien mede-eigenaars onderling solidair aansprakelijk zijn, zal de syndicus in geval van wanbetaling door één van hen, een strikt en controleerbaar incassobeleid voeren.
Tenzij de statuten en/of de beslissingen van de algemene vergaderingen er anders over beschikken, zal hij er op toezien dat de mede-eigenaars die de opvragingen niet binnen de gestelde termijn voldaan hebben, na rappel, het voorwerp uitmaken van een ingebrekestelling.
Ingeval geen gevolg gegeven wordt aan de rappel en de ingebrekestelling, zal de syndicus het dossier overmaken aan de raadsman van de mede-eigendom, met het oog op de dagvaarding, overeenkomstig de statuten of een beslissing van de algemene vergadering.

5. Alle rappelkosten, eventuele debetintresten en kosten voor het in gebreke stellen gemaakt door de syndicus, zullen door hen worden aangerekend overeenkomstig de statutaire bepalingen of conform de beslissingen van de algemene vergadering.

6. De syndicus is verplicht om werk- en reservekapitaal via verschillende bankrekeningen te beheren en dit via zijn uitsluitende handtekening. De syndicus zal de kostenevolutie opvolgen en aan de algemene vergadering gepaste suggesties aanbrengen.

DEEL III - TECHNISCH BEHEER

1. De syndicus verbindt er zich toe om jaarlijks op de statutaire algemene vergadering een technisch rapport voor te leggen over de toestand van het gebouw en zijn technische uitrusting(en), en een ‘raming’ mee te delen van de kostprijs die noodzakelijk is om de betrokken bouwdelen terug in hun oorspronkelijke staat te herstellen.

2. Bij de noodzakelijke vervanging van een belangrijke technische installatie, stelt de syndicus steeds voor een voorafgaande en grondige studie te laten opmaken door een deskundige terzake en stelt de te nemen maatregelen voor. Op basis daarvan zullen door de syndicus vergelijkbare offertes worden gevraagd, zodat de mede-eigenaars vervolgens met kennis van zaken een gefundeerde beslissing kunnen nemen.

3. De syndicus zal, per door hem beheerd gebouw, instaan voor het aanleggen en beheren van een ‘postinterventiedossier’. Deze zal, indien mogelijk, steeds door tussenkomst van dezelfe deskundige worden opgemaakt en bijgehouden.

4. De syndicus is verplicht de mede-eigenaars, ter gelegenheid van elke jaarlijkse algemene vergadering, te informeren over het tot stand komen van eventuele nieuwe reglementen of wetgeving die de mede-eigendom aanbelangen.

5. De syndicus verplicht er zich toe een afschrijvingstabel te maken van alle vitale delen van het gebouw. Daaronder moet worden verstaan alle delen die, moesten ze defect zijn, de normale uitbating van het gebouw zouden verhinderen. Hij zal de vervangingswaarde delen door de normale levensduur, zodat de jaarlijkse bijdrage voor het instandhouden ervan kan worden bepaald.

6. De afschrijvingstabel zal eveneens de basis vormen voor het opstellen van een onderhoudsplan op langere termijn, dat op zijn beurt vertaald wordt in de mogelijke creatie van een “reservekapitaal” of de aanpassing ervan.
Dit laatste zal het voorwerp uitmaken van een beraadslaging op de algemene vergadering.

Brussel, 09.11.2010