ENGAGEMENTS CONCRETS A RESPECTER PAR LE SYNDIC

PARTIE I - GESTION ADMINISTRATIVE

1. Chaque syndic remplira son mandat conformément à une convention écrite, approuvée et signée par les deux parties, comprenant un cahier des charges détaillé. Le fait de noter sa nomination dans le procès-verbal de l’assemblée générale n’est pas considéré comme une convention écrite.

 

2. Ledit cahier des charges reprendra entre autres en détail la méthode de travail employée par le syndic en question, ou par son bureau.
Ce cahier des charges devra de surcroît faire la distinction entre les missions normales (comprises dans les honoraires courants) et les missions spéciales (qui feront l’objet d’honoraires particuliers). Ces éléments sont nécessaires et indispensables pour pouvoir comparer différentes offres de prix soumises par différents syndics.

 

3. Pour chaque immeuble dont il a la gestion, le syndic établira un document, composé de deux parties :

a) des renseignements généraux destinés aux copropriétaires et co-résidents, tels que : composition du conseil de copropriété, numéro de compte de la copropriété, tous les engagements contractuels avec des tiers (courtier d’assurances, numéros de téléphones des compagnies faisant l’entretien des ascenseurs, du chauffage, etc…).
b) le règlement d’ordre intérieur et les accords intervenus pour faciliter la vie en copropriété, tels que : dispositions contre les nuisances sonores, consignes de sécurité, accords quant à la saison de chauffe, service déchets ménagers, etc.Ce document sera déposé au siège de l’association des copropriétaires; il pourra être consulté sans frais par tous les copropriétaires et intéressés.D’éventuels amendements au document feront l’objet d’une délibération à l’occasion de la première assemblée générale suivante.

 

4. Le syndic se chargera de la constitution du dossier de base, comme prévu dans la déontologie. S’il s’agit d’un nouvel immeuble, cette tâche sera comprise dans ses honoraires. S’il s’agit d’une reprise et qu’aucun dossier de base n’a été transmis, le syndic en établira un selon ses possibilités mais à charge de la Copropriété (application de l’article 11 de la directive).

5. Le législateur prévoit que le syndic doit rédiger le procès-verbal des décisions de l’assemblée générale. Le syndic s’engage à ce qu’il soit toujours établi et envoyé endéans les 15 jours ouvrables après la date de l’assemblée générale en question.

 

6. Le syndic s’engage, sans exception, à être toujours disponible pendant les heures normales de bureau (7 heures 30 par jour), ainsi que stipulé sur le panneau affiché sur l’immeuble.

 

7. Le syndic s’engage à toujours répondre endéans les 15 jours à toute lettre, communication ou note qui lui parvient.

8. La certification de qualité suppose un exercice indépendant de la fonction de syndic et donc des honoraires qui assurent la rentabilité et l’honorabilité du bureau du syndic. Toutes autres rémunérations, commissions ou autres, dont les copropriétaires n’ont pas été informés ou qui n’ont pas été repris dans la convention écrite à la base de son mandat, sont strictement interdites et entraînent la rupture immédiate dudit mandat.

9. Le syndic prévoira à l’ordre du jour de l’assemblée générale un point spécifique « options de gestion ». De cette façon, il est possible de déterminer par « enquête », si une majorité suffisante pourrait être obtenue (sur base d’une estimation de prix approximative) pour l’exécution de travaux qui ne sont pas nécessaires, ni urgents. Cela permet d’éviter des appels d’offres inutiles.
Le vote formel à ce sujet sera bien entendu mis à l’agenda lors d’une prochaine assemblée générale et il faudra toujours demander 3 offres de prix au minimum et en présenter 2 au minimum.

 

10. Le fichier d’adresses de l’association des copropriétaires et résidents tombe sous le devoir de discrétion du syndic et ne peut, en aucun cas, être communiqué à des tiers, autres que les copropriétaires et les notaires. Ces adresses peuvent en effet uniquement servir à réaliser l’objet de l’association, c’est-à-dire « la conservation et l’administration de l’immeuble » et doivent pour le reste être considérées comme appartenant à la vie privée des copropriétaires et résidents.

11. Avant de commander livraisons et/ou travaux suite à des circonstances imprévues non reprises au budget ordinaire ou suite à des décisions de l’assemblée générale, le syndic réclamera les fonds nécessaires. Le syndic ne confiera des travaux ou ne demandera des prestations de services qu’à des firmes enregistrées ou à des personnes satisfaisant aux normes légales. Lorsque le syndic constate que les risques ne sont pas ou insuffisamment couverts, il est habilité à faire adapter les polices d’assurance à titre provisoire. Il mettra ce point à l’ordre du jour de l’assemblée générale suivante, comme prévu à l’art. 12.

 

12. Lors de la désignation du syndic, une assemblée générale sera convoquée endéans un délai de 2 mois. Cette assemblée générale mentionnera entre autres les points suivants à l’ordre du jour : adaptation de polices d’assurances, établissement du budget, détermination des clés de répartition des charges, mode des décomptes, mode d’appels de provisions.

PARTIE II - GESTION FINANCIERE

1. Le syndic doit s’organiser et engager le personnel adéquat, de manière à pouvoir envoyer les décomptes trimestriels, semestriels ou annuels relatifs aux dépenses communes en matière d’exploitation, de consommation et d’investissement des immeubles qu’il gère, aux copropriétaires endéans les trente jours calendrier pour un décompte trimestriel ou semestriel, et soixante jours calendrier pour un décompte annuel, à partir de la date d’échéance du décompte. Chaque clôture de comptes sera accompagnée d’un état patrimonial de l’association des copropriétaires.

2. Les décomptes susmentionnés seront vérifiés au moins une fois par an, préalablement à l’assemblée générale statutaire annuelle des copropriétaires par le(s) commissaire(s) aux comptes désigné(s).Il sera mis par le syndic à la disposition de ce(s) contrôleur(s) toutes les pièces justificatives possibles pour lui (leur) permettre de remplir sa (leur) mission de contrôle, à première demande et, en outre, une fois par an, dans les 2 mois qui suivent la clôture des comptes annuels de gestion.
Les décomptes doivent être envoyés au plus tard ensemble avec l’invitation pour l’assemblée générale.)
L’assemblée générale statutaire comportera comme points obligatoires à l’ordre du jour:
- analyse des décomptes de l’exercice comptable écoulé.
- rapport du conseil de copropriété relatif à la mission du syndic et du(es) commissaire(s) aux comptes, relatif au contrôle des comptes
- approbation des comptes
- décharge au syndic, au conseil de copropriété et au commissaire aux comptes.

3. Toutes les observations et remarques éventuelles doivent être consignées dans le procès-verbal de la réunion afin de permettre les rectifications éventuelles et de donner décharge au syndic, sous la condition suspensive des corrections conformément aux remarques formulées.Les décomptes des charges en question ne doivent pas nécessairement être refaits et réexpédiés (ce qui ne ferait qu’embrouiller encore plus les opérations comptables), mais les remarques faites se traduiront dans le décompte suivant en référant au procès-verbal.

4. Vu la solidarité financière des copropriétaires en cas de carence de l’un d’entre eux, le syndic mènera une politique d’encaissement des fonds des plus rigoureuses.
Ainsi, pour autant que les statuts et/ou les décisions d’assemblées générales n’en disposent autrement, il veillera à ce que les copropriétaires qui n’ont pas réglé les appels de fonds dans les délais impartis, fassent l’objet, après rappel, d’une mise en demeure.Au cas où le rappel et la mise en demeure demeurent vains, le syndic transmettra le dossier au conseiller de la copropriété, en vue de la citation, conformément aux statuts ou à une décision de l’assemblée générale.

5. Tous les frais de rappel, intérêts débiteurs éventuels et frais de mise en demeure exposés par le syndic, seront imputés selon les dispositions statutaires ou conformément aux décisions de l’assemblée générale.

6. Vu la différence de la nature et de destination entre le fonds de roulement et le fonds de réserve, le syndic gérera ces capitaux, bien entendu sous sa seule signature, sur des comptes bancaires distincts. Le syndic assurera le suivi de l’évolution des frais et apportera à l’assemblée générale des suggestions adéquates.

PARTIE III - GESTION TECHNIQUE

1. Le syndic s’engage à soumettre annuellement lors de l’assemblée générale statutaire, un rapport technique sur l’état du bâtiment et ses équipements techniques, et à communiquer une estimation des frais nécessaires pour une remise à l’état initial des parties concernées du bâtiment.

2. Lorsqu’une importante installation technique doit être remplacée, le syndic proposera de préalablement faire une étude approfondie par un expert en la matière et proposera les mesures à prendre. Sur cette base, le syndic pourra solliciter des offres de prix comparables, de façon à ce que les copropriétaires puissent, en connaissance de cause, prendre une décision fondée.

3. Pour chaque immeuble que le syndic gère, il constituera et administrera un dossier d’intervention ultérieure. Pour autant que possible celui-ci sera établi et mis à jour par le même expert intervenant.4. Le syndic a l’obligation d’informer tous les copropriétaires, à l’occasion de chaque assemblée générale, de l’élaboration d’éventuels nouveaux règlements ou législations concernant la copropriété.

5. Le syndic s’engage à établir un tableau d’amortissement de toutes les parties vitales du bâtiment. Ceci comprend toutes les parties qui, si elles étaient défectueuses, empêcheraient l’exploitation normale du bâtiment. Il divisera la valeur de remplacement par la durée normale de vie de façon à pouvoir déterminer la contribution annuelle nécessaire pour son maintien.

6. Le tableau d’amortissement servira également de base à l’élaboration d’un plan d’entretien à long terme, qui à son tour se traduira en la création éventuelle d’un “fonds de réserve” ou de son adaptation.

Ce dernier fera l’objet d’une délibération à l’assemblée générale.

Bruxelles, le 09.11.2010